Huishoudelijk Reglement
Van de Coöperatieve Vereniging Voorne-Putten Energie U.A.
Inhoudsopgave:
Artikel 1 Algemeen
Artikel 2 Lidmaatschap
Artikel 3 Contributie, Donaties en Giften
Artikel 4 Het Bestuur
Artikel 5 Commissies, Werkgroepen en Projectgroepen
Artikel 6 Procedure tot Wijziging van de Statuten
Artikel 7 Financiële Commissie
Artikel 8 Projectenrechtspersoon Artikel 9 Privacy Reglement
Artikel 10 Wijziging van het Huishoudelijk Reglement
Artikel 11 Slotartikel
Dit Huishoudelijk Reglement is opgesteld en vastgesteld als nadere uitwerking van artikel 2 lid 2 van de Statuten.
Artikel 1 Algemeen
1.1 De Coöperatieve Vereniging Voorne - Putten Energie U.A. [hierna: Coöperatie] is gevestigd te
Nissewaard en opgericht op twintig oktober tweeduizend zeventien.
1.2 Het doel van de Coöperatie is onder meer het bevorderen van de leefbaarheid en duurzaamheid
in het werkgebied van de coöperatie door bij te dragen aan de maatschappelijke ontwikkeling van
de energietransitie en de verduurzaming van het energiegebruik. Hiermee voorziet de coöperatie
in de stoffelijke behoeften van haar leden en de maatschappelijke belangen binnen haar
werkgebied.
1.3 Dit Huishoudelijk Reglement (hierna: het Reglement] betreft een aanvulling op het bepaalde in de
Statuten van de Coöperatie (de oprichtingsakte van twintig oktober tweeduizend zeventien). Het
Reglement voorziet in de vastlegging van de organisatie, alsmede de taken en bevoegdheden van de
Coöperatie voor zover de Statuten daarover niets bepalen.
1.4 Ieder Lid wordt geacht met de inhoud van de Statuten en Reglementen bekend te zijn en deze
door het aangaan van het lidmaatschap te aanvaarden.
1.5 Het Huishoudelijk Reglement is digitaal te raadplegen op de website van de Coöperatie.
1.6 Het Huishoudelijk Reglement kan worden aangepast in geval van wijzigingen in de werkwijze of
herziening van het beleid van de Coöperatie.
1.7 Bij strijdigheid tussen de Statuten en het Huishoudelijk Reglement zijn de Statuten bepalend.
Indien één of meer van de bepalingen uit dit Reglement niet of niet meer geldig zijn, tast dit de
geldigheid van de overige bepalingen niet aan.
Artikel 2 Lidmaatschap
2.1 Dit artikel is een aanvulling op de artikelen 4 van de Statuten. Als in dit artikel wordt gesproken
over Leden dan wordt daaronder verstaan eenieder die voldoet aan artikel 4 van de Statuten.
2.2 Het lidmaatschap van de Coöperatie is persoonlijk en niet overdraagbaar tenzij daarvoor, na een
daartoe strekkend verzoek, uitdrukkelijk toestemming is verkregen van het Bestuur.
2.3 Leden zijn verplicht bij verandering van e - mailadres, of anderszins voor de Coöperatie belangrijke
w ijzigingen in de persoons - en/of adresgegevens, binnen 14 dagen na de wijziging, de
ledenadministratie/secretaris hiervan schriftelijk (of via een e -mail) in kennis te stellen.
2.4 Het is mogelijk om gedurende het kalenderjaar Lid te worden van de Coöperatie.
2.5 Het lidmaatschap kan ingaan op iedere dag van de maand.
2.6 Het Bestuur kan nadere voorwaarden stellen aan kandidaat - leden met een niet - Nederlandse
nationaliteit om toegelaten te worden als lid van de Coöperatie.
Artikel 3 Contributie, Donaties en Giften
3.1 Door toetreding tot de Coöperatie verplicht ieder Lid zich tot het betalen van de door de Algemene
Ledenvergadering vastgestelde jaarlijkse contributie.
3.2 Zij die gedurende het jaar Lid worden betalen de volledige contributie voor het nog lopende
kalenderjaar. Voor hen die Lid worden in oktober, november en december gaat de contributie in op het
eerst volgende kalenderjaar.
3.3 De contributie wordt jaarlijks geïnd in de maand maart van elk jaar, tenzij leden gedurende het
lopende jaar Lid worden. In dat geval wordt de contributie eenmalig zo spoedig mogelijk na ingang van het
lidmaatschap geïnd.
3.4 De contributie voor leden die obligatiehouder zijn van een door VPE of onder haar gezag staande
entiteit uitgegeven obligatie of participatie krijgen een jaarlijkse korting gelijk aan het bedrag van de
jaarlijkse contributie.
3.5 De bijdrage voor een Donateur is minimaal € 5 per jaar. Donateurs hebben toegang tot de
vergaderingen van de Ledenraad en daarin geen stemrecht.
3.6 Het staat leden en niet-leden vrij om giften te doen aan de Coöperatie.
3.7 Alleen contributies, donaties en giften verkregen via een Nederlandse bankrekening worden aanvaard.
Artikel 4 Het Bestuur
4.1 Het Bestuur is verantwoordelijk voor het beleid van de coöperatie, de toepassing van de
ver plichtingen verbonden aan het lidmaatschap van Coöperatie, naleving van de Statuten en
reglementen, beheer van geldmiddelen en uitvoering van genomen besluiten. Het is van al zijn
handelingen verantwoording schuldig aan de Algemene Ledenvergadering.
4.2 Het Bestuur vergadert tenminste 4 maal per jaar.
4.3 Het Bestuur bestaat uit tenminste 3 leden. De voorzitter, secretaris en penningmeester of
financieel bestuurder worden door het Bestuur in functie gekozen.
4.4 In overeenstemming met de Statuten worden bestuurders gekozen voor een termijn van drie jaar
en kunnen herkozen worden voor één termijn. De bestuursleden treden bij voorkeur af per 1
januari, volgens een door het Bestuur vast te stellen rooster.
4.5 Besluiten in het Bestuur dienen te worden genomen met gewone meerderheid van stemmen.
4.6 Het Bestuur is belast met de uitleg van dit reglement en van alle regels en bepalingen en heeft het
recht dispensatie te verlenen behalve van die bepalingen waarin de beslissing aan de Algemene
Ledenvergadering is overgelaten. Het beslist verder in alle gevallen waarin door de Statuten en dit
reglement niet is voorzien.
4.7 Het Bestuur is verantwoordelijk voor tijdige werving van kandidaten voor vacatures in het Bestuur.
4.8 Binnen het Bestuur van de coöperatie kunnen een of twee aangewezen bestuursleden van het
coöperatiebestuur een genomen besluit uitvoeren na de vergadering van het coöperatiebestuur.
Het Bestuur is verantwoordelijk voor de ontwikkeling en de uitvoering van het beleid van de
Coöperatie.
4.9 Het Bestuur stelt een overzicht op van haar activiteiten en die van haar Commissies en
Werkgroepen van het afgelopen jaar op ter informatie van de jaarlijkse Algemene
Ledenvergadering. Het terugblikkende overzicht wordt afgesloten met e en vooruitblik op
activiteiten en beleid voor de komende jaren.
4.10 Het Bestuur stelt een Bestuursreglement op met daarin een bevoegdheidsschema voor het
aangaan van verplichtingen, goedkeuren van diensten en het doen van betalingen naar waarde
van de transacties en het afbreukrisico van de Coöperatie. Leidend hierbij is de fysieke scheiding
van personen en functies.
4.11 Het Bestuur stelt een meerjarenplan op voor investeringsprojecten ter goedkeuring van de
Algemene Ledenvergadering.
4.12 Voor de werkzaamheden t.b.v. de realisatie van duurzame energieproductie projecten kunnen
bestuursleden en werkgroep leden een vergoeding ontvangen. Voor de gehanteerde uur tarieven
wordt uitgega an van de tarieven van Energie Samen. Uitbetaling vindt plaats op basis van
ingediende declaratie en na beoordeling en goedkeuring van het bestuur.
Artikel 5 Commissies, Werkgroepen en Projectgroepen
5.1 Commissies/Werkgroepen/Projectgroepen/etc. (verder genoemd werkgroepen) kunnen worden
gevormd voor het organiseren en uitvoeren van bepaalde concreet door het Bestuur opgedragen
taken en projecten.
5.2 De werkgroepen krijgen hun opdracht van het Bestuur en adviseren het Bestuur hieromtrent.
5.3 De werkgroepen worden door het Bestuur ingesteld en zijn rekening en verantwoording
verschuldigd aan het Bestuur.
5.4 De samenstelling en omvang van een werkgroep wordt door het Bestuur per geval
vastgesteld.
5.5 Per werkgroep is er zo mogelijk een bestuurslid als werkgroepleider die namens het Bestuur
verantwoordelijk is voor de werkgroep activiteiten. Als er geen werkgroepleider vanuit het
Bestuur kan worden aangesteld, zal de werkgroep zelf en met goedkeuring van het Bestuur een
werkgroepleider aanstellen.
5.6 De leden van een werkgroep kunnen zowel Leden van de Coöperatie, Donateurs als externen zijn,
die het doel van de Coöperatie onderschrijven, vanwege hun specifieke kennis, ervaring en affiniteit
in de werkgroep worden gevraagd.
5.7 Werkgroep en treden niet zelfstandig naar buiten de Coöperatie tenzij daarover van tevoren met
het Bestuur overeenstemming is bereikt.
5.8 In beginsel is er geen vergoeding voorzien voor deelname aan een werkgroep. Het Bestuur komt
de bevoegdheid toe in uitzonderlijke gevallen van dit uitgangspunt af te wijken. Dit geheel ter vrije
beoordeling van het Bestuur.
5.9 Het Bestuur kan een werkgroep met onmiddellijke ingang ontbinden of een individueel lid van de
werkgroep van zijn taken ontheffen.
Artikel 6 Procedure tot Wijziging van de Statuten
6.1 Wijziging van de Statuten kan geschiedt volgens de regels als aangegeven in de Statuten.
6.2 Voorstellen tot Wijzigingen van Statuten kunnen door Leden worden ingediend bij het Bestuur,
die haar beoordeling in het vergaderschema zal inpassen en van een schriftelijke reactie zal voorzien
en deze in het Jaaroverzicht zal opnemen. Indiener kan zijn door het Bestuur afgewezen voorstel
aan de orde stellen op de eerstvolgende Algemene Ledenver gadering en ter beoordeling
voorleggen, waarop de Algemene Ledenvergadering het Bestuur kan opdragen dit voor de volgende
Algemene Ledenvergadering volgens de vastgestelde procedure als wijziging voor te bereiden en op
de agenda te plaatsen.
Artikel 7 Financiële Commissie
7.1 Op de Algemene Ledenvergadering wordt ieder jaar uit de Leden voor de periode van een jaar een
Financiële Commissie benoemd. De commissie bestaat uit twee personen die geen deel mogen
uitmaken van het Bestuur.
7.2 De Financiële Commissie onderzoekt de balans en de staat van baten en lasten met toelichting en
brengt aan de Algemene Ledenvergadering verslag uit van haar bevindingen.
De Financiële Commissie kan, in overleg met het Bestuur, externe deskundigheid inroepen.
Artikel 8 Projectenrechtspersoon
8.1 Voor het oprichten van-, in stand houden van-, exploiteren van- en het in eigendom hebben van installaties heeft het Bestuur na voorafgaande toestemming van de Algemene Ledenvergadering, VPE Projecten B.V. opgericht, waaronder verschillende project-B.V.’s vallen.
8.2 De naam van de Projectrechtspersoon brengt de verbondenheid met de Coöperatie tot uitdrukking.
8.3 Een Lid van de Projectrechtspersoon is bij voorkeur Lid van de Coöperatie.
8.4 De bestuurlijke- en financiële verhouding tussen de Projectrechtspersoon en de Coöperatie is vastgelegd in de Statuten van VPE Projecten B.V.
8.5 De Statuten en het Huishoudelijk Reglement van VPE Projecten B.V. zijn niet strijdig met de Statuten van de Coöperatie.
Artikel 9 Privacy Reglement
9.1 VPE houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet - en regelgeving, waaronder GDPR of
General Data Protection Regulation (in het Nederlands de Algemene Verordening
Gegevensbescherming, AVG). Zie hiervoor de documenten Coöperatie Privacy Beleid en
Coöperatie Privacy Reglement.
Artikel 10 Wijziging van het Huishoudelijk Reglement
10.1 Wijziging van dit Huishoudelijk Reglement kan geschieden bij besluit van de Algemene
Ledenvergadering, mits het voorstel voor wijziging woordelijk bij de agendastukken is gevoegd.
10.2 Het doen van voorstellen tot wijziging van het Huishoudelijk Reglement is , na advies van
de Coöperatieraad in principe voorbehouden aan het Bestuur, eventueel maar kan ook op
voordracht van de Leden. Leden dienen voorstellen ten minste 14 dagen voor de eerstkomende
Algemene Ledenvergadering schriftelijk in te dienen bij het Bestuur.
10.3 Wijzigingen kunnen worden aangebracht als ten minste twee/derde van de geldig uitgebrachte
stemmen voor het voorstel is.
Artikel 11 Slotartikel
11.1 In alle gevallen waarin verschil van mening bestaat over de toepassing van enig bepaling van het
Huishoudelijk Reglement of waarin dit Huishoudelijk Reglement niet voorziet, beslist het Bestuur,
tenzij de Algemene Ledenvergadering daarover beslist.
Gwijzigd bij besluit Huishoudelijk Reglement VPE vastgesteld 24 oktober 2024.